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報告下手な人と付き合うデメリット

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報告下手な人と付き合うデメリット
時間です。

命は大切なものです。当たり前です。

しかし、当たり前に他人に差し出していると気づいていない方が多すぎます。
そこで、注意喚起も含めて「報告下手な人が生み出す損害」について説明します。

この点を理解していないと他者から無駄に時間=命を削られますので
注意してください。そうしないと私のように時間を無駄に消費するはめになります。

以下、私の経験をベースに語らせていただきます。

仮定として

あなたが副業であれ専業であれ便利屋をはじめたとします。
すると、ほぼ必ず「登録スタッフ」または「フリーランサー」(外注先)との
諸連絡をするでしょう。

その際に気をつけて欲しいのは「報告」についてです。
報告が遅く、内容がいい加減な文章ばかり送ってくる相手と付き合うと
ろくな目に遭いません。

社外だとまったく報告できない病

社内で伝統的に用意されているメールテンプレートしか使用したことがなく、
また、特定のパターンでしかメールを書いた経験がなかったのが理由です。

あとは怠惰。本業を別にもっている方―特に会社勤めの方―は
いい加減に書く傾向があります。
元役員クラスの方でも、です。

本業の上司宛には真面目に書くけど、一時の契約関係である私には
労力を注ぎ込むのが面倒なのでしょう。

このあたりは実際にやりとりをしていくと透けて見えてきます。
「ああ、この人は私のこと舐めてんな」と。

仕事ができる方であればある程度お目こぼしをしますが、
仕事さえできないのであればさっさと切るべきです。

相手に深い事情があろうと、そのまま関係をつづけると
時間・労力が失われるだけです。
尻拭いをするのはあなたですから。

社内メールとは違う

礼儀を重視しすぎて冗長になる、タッチタイプ(入力の時間)を
無駄に消費する社内メールのルールは忘れてください。
あなたの時間は有限です。効率化をめざしてください。

私は、登録スタッフから受けるメールには言葉上の丁寧さや礼儀は求めていません。
「事実をありのままに伝えてくれる」だけでよいのです。
ビジネスに関わるメールですが、ビジネスメールとはすこし異なります。

ビジネスメールにはマナーがきっちり定義されていますが、
もっと端的でビジネスライクな報告です。

文章が下手でも良いのです、伝われば。

正確な表現にはこだわっていません。

日本語は日本人でも難しい高難度言語なので、ささいな点にかまってなどいられないのです。

上司や顧客に差し出すメールではないのですから、
正確さ+分かりやすさ+迅速さだけが求めら得るといって過言ではありません。

下手にへりくだって貰っても文章を読む時間が惜しいですし、
相手も時間を無駄に消費します。
接続詞がなくてもかまいません。
小学生みたいな文章でも良いのです。
必要な情報さえ読み取れるのであれば。

お互い持ちつ持たれつの関係です。

私は仕事を与えている立場ですが、力関係は対等なんです。
勘違いしてはなりません。

妙に相手が謙って丁寧であり、礼儀正しいメールを書いてもらう機会があります。
コピー&ペーストするにしても手間がかかったのだろうな、と思うようなメールです。
はっきり申しまして、私はそこまでする人間ではありません。

ですので、登録スタッフの皆様には、
「本当に簡素で良いので分かりやすく端的に報告してください」
とお願いしています。

また、各サービスにあった報告テンプレートを渡しています。
見本も提示しています。

なので、報告する側からすると楽できます。
各項目に当てはめるだけですから。自分で考える要素は少ないです。

でも、やらない。忘れる。面倒くさがる。覚えていない。
何回教えてもその通りにできない。非常にイラつくと思います。

けど、そんなものです。
あまり期待しないほうがストレスなく仕事ができます。

相場より高い報酬を示しても報告が下手な人は下手なんですね。
もう、どうしようもない。

登録スタッフさんの「所感」頼みの案件もありますので、
【報告】ができるだけで重宝されます。

報告の電話・メールがはやくて丁寧な方はそれだけで
仕事が貰える機会が増えます。
能力が少しくらい劣ってもそれだけで戦えます。

一方、報告下手で連絡が遅いが仕事はめちゃくちゃできる人(Bさん)は
扱う側からすると使いづらい。

計画に沿って行動するような仕事の場合、
担当者からの逐次の報告が必要です。

Aという作業が終わったらすぐに報告をしてもらわないと、
次の段階へ進めない。このような精密な依頼を受けたときは
Bさんはまっさきに候補から外します。

理由は前述の通り、「報告が遅く、報告下手」だからです。
良い報告は手をあまり加えなくとも依頼者(クライアント)へ伝えられます。
一方下手な報告を受けた場合は、【確認】作業が必要となります。
そして、確認作業から得られた情報をもとに報告メールの修正をしなければなりません。

2度手間以上です。

そうです。報告ができない、というだけで相手に
「時間」「労力(手間)」を押し付けてしまいます。

ですから、上記のケースではBさんは真っ先に除外します。

報告メールやりとりサンプル

例として以下にメールサンプルを記載します。

登場人物はAさんとCさんです。

比較をしやすいようにCさんは「仕事もできないうえに報告も下手」と
の設定にしています。

また、例として記載するメール文章は実際に
私に届けられた報告メールを参考にしています。

・依頼内容
特定の自販機(A地点)の缶ジュース(ドクターペッパー)を1つ
購入するミッションです。A地点にない場合には別の場所でもよいので
購入するように伝えています。

ドクターペッパーを売っている自販機はAさん・Cさんの住む市内に
いくつかあるのを確認しているので、歩きで十分こなせる仕事です。

必要経費は後日、報酬とともに振り込む予定です。
なお、期日は3/28から3/31までと定めています。

報告ができるAさんの例

件名:【報告】ドクターペッパー購入完了 3/28(月)
お疲れ様です。以下、報告となります。
-
結果:購入完了
購入日時:3/28 (月) 10:40 分
購入場所:xx市xx町xx-xx
購入個数:1 缶
金額:120 円
保管場所:現在、私の家の冷蔵庫に保管しています
-

3/28の午前10時に自宅をでてA地点へ向かいました。

指定されたA地点には20分ほどで到着しましたが、
設置されていた自販機にドクターペッパーは
置いていなかったので、他所の自販機を調査しました。

すると、xx町の自販機で発見。
指示通り1つだけ購入。

現在は私の家の冷蔵庫に保管しています。
今後どのようにすれば良いでしょうか?
指示をお待ちしています。

以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

報告ができない+仕事もできないCさんの例

期日である31日の前日にメールが届く。

件名:  ※空白
あの、Cです。なかったです。

私が説明を求めるメールを送信。

件名:Re:作業終了報告について 確認事項

A地点になかったということです。
すみません。作業開始時刻はわかりません。
A地点についたのはたぶん9時か10時頃だったとおもいます。

件名:Re:Re:Re 作業終了報告について 確認事項
はい。では明日、周辺を探してみます。
--
>A地点になかったということです。
>すみません。作業開始時刻はわかりません。
>A地点についたのはたぶん9時か10時頃だったとおもいます。

内心「今日行けや!まだ時間たっぷり残っているでしょ」

件名:Re:Re: 他地点での調査・購入依頼-依頼者さまからのご要望
買いました。代々木マンションの近くです。

--
>はい。では明日、周辺を探してみます。

「私は地元民ではないんだよ。住所で書け。それとも調べる手間をかけさせる気か?」

件名:Re:【担当:xx】購入時間・購入場所(住所)を教えてください
住所はxx町xx番地です。

あと、タクシーつかったので報酬とは別に 1200 円ください。

3時間も経たないうちに以下のメールが届きます。

件名:Re:Re:【担当:xx】購入時間・購入場所(住所)を教えてくださいタクシーつかったので報酬とは別に 1200 円ください。

※面倒なのか前回の文章を流用

報告下手な人はあなたの時間を食べる

疲れます。
お使いの報告さえできない人の相手は疲れます。
さらに想定外のことをしでかす相手だと何も言えません。
いくら報告の仕方を教えてものれんに腕押しです。

そして気づいたのですが、報告下手な人は RE(前回メールの文章)が積み重なっても
意地でも消さない確固とした意思を持っています。

私は前回のメール文章だけ残して返信するタイプです。

前々々回のメール文章まで引き連れて返信する人はなぜか
皆さん報告が下手です。

作業時間も明記せず、主語が抜けているのも特徴ですね。
さらに、自分が待つ側になると待っていられない。
短時間のうちに催促メールをしがちです。

報告に必要なのはまず、結果。
最初に全体像を理解しやすくするために冒頭に設置するのがセオリーです。
それから基本的事項を配置。
※いつ(時間)・どこで(場所)・どのように(手段)・なにを(課題)などですね。
パターンがあるのにその通りにしない方が多すぎます。

あるあるパターンとしては作業の開始時刻・終了時刻の未記載。
「いつ」したのかまったく不明のまま報告する方が非常に多い。

報告に不慣れであるはずの学生・アルバイターよりも、
変に癖のついてしまっている会社員(正社員)の方によく見受けられます。

「報告」ができない。これだけでも考慮すべし

あなたがこれから登録スタッフ・外注さんと付き合っていくのであれば
自分にとって「使えない」人はどんどん切って行くべきです。
私の狭い範囲の経験で申しますと、これができない人はほとんど失敗しています。
なぜなら結果的に多くの金銭・労働力を費やすハメになるからです。

以上のAさん・Cさんのケースを見てください。
Cさんから送ってもらった報告メールには不足分が多いので、
受け取った側は「確認」のために質問を用意し、さらに文章を書き、
Cさんへメールを送っています。

Cさんが報告下手なばかりに余計な労働が生まれたのです。

以降、Cさんにかまえばかまうほど、あなたの利益が目減りします。
メールを送る行為1つでも費用が発生するんですから当然です。
ある意味ではCさんは無駄な仕事を生み出し、必要のない労働を
押し付ける人間でもあるわけです。
ここまでシビアにならないとまず、自滅します。

言い方は悪いですが、座っていても、タバコを吸っていてもお金が天から
降ってくると思いがちなサラリーマンの方は特に注意が必要です。
勤め人として慣れてしまっているので、なかなかこのような計算ができませんからね。

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