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便利屋初心者さん向け。請求書の発行の仕方・書き方

投稿日:2021年2月1日 更新日:

便利屋の請求書の書き方

私はまともな社会人経験がないまま便利屋をはじめたケースです。

だからか、普通の社会人経験がある方よりもいくつも失敗しながら
前に進んできました。そして、今、便利屋をはじめる方のお手伝いを
させていただいております。

そのなかでもときおり相談が寄せられるのは「基本となる事務作業」です。
そのなかでも多少「ん? これどうすればいいの?」
とおもってしまうのですね。

勉強をせずとも、商習慣・実作業の中ですでに体得している人と、
まったく商売がはじめての人では開きがあるのです。

いっぱしのビジネスマンにとっては「そんなこともわからないの?」と、
一笑に付す悩みも、初心者にとっては大問題。

そのなかでも最初だとビビってしまうので請求書の発行です。

社会人経験者でも、事務作業を他部署に丸投げをしていた方は
ここですこしつまづきます。

なので今回は請求書の発行方法について説明いたします。

社会人経験や、事務作業の経験がない方で、
便利屋開業を検討している方は最後までお読みください。

まずは要点から先に挙げさせていただきます。

要点

  • 請求書は個人名でも発行できる
  • 請求書はネット上の無料テンプレートで十分
  • 請求書番号は必須ではない
  • 請求書番号は日付+番号で問題なし
  • 角印は必要ではない
  • 角印を押すときは文字の上にかぶさるように押す

請求書は個人名でも発行できる

請求書は社名や屋号をもっていなくとも発行できます。

世の中には開業届を提出せずに、便利屋的な業務を継続している方もいます。

まだ便利屋としては本格的にスタートする前の段階にとどめている方といっても
良いでしょう。そのような方は屋号も屋号印も持っていません。
もし、相手から「請求書」の請求をされた際、慌てなくても大丈夫です。

名前(個人名・代表者名)で請求できます。
たとえ相手が法人(会社)であっても請求可能です。
法人じゃないと法人相手に請求書が発行できない、なんてことはありません。

個人事業主は基本的に屋号よりも「代表者名」で判断されます。
税務署に提出する開業届も屋号が記されていなくても、
本名が書かれていれば受理されますからね。

請求書はネット上の無料テンプレートで大丈夫

請求書は無料利用が可能なテンプレート(ひな型)を使ってください。

見栄えを気にして独自の請求書テンプレートをつくる人もいるでしょう。
ですが、簡素なテンプレートでも問題ありません。

私も法人(株式会社・合同会社)に提出した請求書は
無料のテンプレートを利用しました。

請求書番号は必須なのか?

はじめてだと訳がわからなくなるのが請求書番号です。
テンプレートにはほぼ「請求書番号欄」がありますからね。

でも、請求書番号は必須ではありません
未記入でも大丈夫です。

ですが、埋めておいたほうが良いでしょう。

なぜなら、請求書番号がないと相手から
「請求書を番号で管理できない事業所」または
「請求書を管理するほど依頼がない事業所」とおもわれる
おそれもあるためです。

ただ、それほど気に病む箇所でないでしょう。

請求書番号のつけ方

請求書番号のつけ方は日付+ナンバーが無難です。
主な取引先が法人でないかぎりはこの形式で十分。

(例)2021年1月31日に請求書を発行した場合
請求書番号:20210131-001

001はゼロをつけずに1でも二桁の01でもどちらでも大丈夫です。
依頼件数が多くない初期であれば、効率も考えて
ゼロをつけないのもありでしょう。

上記で指す「ナンバー」とは請求書の申請者を意味します。
※ナンバリングは必須ではありません

2021年の1月31日に請求書を申請したナンバー003は「A会社」。
このように判明できればどのようなナンバーでもかまいません。

表計算ソフトで検索をかける場合を考慮して、三桁(001)のもひとつの方法です。
一桁だと他の余計なデータも参照されてしまうためですね。

(例)2021年1月31日に請求書を取引先コード003(A会社)に発行した場合
請求書番号:20210131-003-001
日付+取引先コード(店番)+ナンバー(発行回数または依頼番号)

なお、請求書番号と依頼内容は紐づけさせておいてください。

「依頼内容(依頼番号)」からどこそこに請求書を発行した。
「請求書番号」から「依頼内容」を把握できるようにすると
事務作業が効率化できます。

取引先コードが必要なときが来たら
取引先が多くなってくると管理が大変になってきます。

そのため、表計算ソフトの一覧性を保つ(みやすく)するためにも
参照効率を高めるためにも取引先コードを付けてください。

先着順で001・002とつけていくのが無難です。
はじめての取引先は01、2番目は02という具合です。

ちなみに、はじめての取引先のコードを003や005とする方もいます。
なぜかというと、信用のためですね。

取引先コードは相手も見る番号です。

001とつけてあると、「自分ははじめての取引先なのかな?」と、
勘ぐってしまいます。

ですので、心配をさせないためにも法人取引の経験があるかのように
取引先コードを001とするところを002からつけるのですね。

個人だとこういう多少のハッタリが重要だったりします。

おおやけにはなりませんが、開業したばかりの方がよく使う小技です。

角印は必要ではない

請求書はどのように発行しているのかを
ネットでしらべると大抵のサンプルには角印が
押印されています。角印とは四角形のハンコです。

「なら、自営業でも角印が必要なのか?」というと
そうでもないのですね。

請求書においての角印は必須ではありません。
代表者印(丸印)・担当者印でも応用可能です。

それどころか、ハンコがなくても通ってしまいます。
明確な決まりはないのです。

発行先が確認できるのであればハンコがなくても
受理されます。

私は角印・代表者印・屋号印も押していない請求書を
法人宛てに送った経験があります。
でも、なんら問題は発生しませんでした。

先方が税務署から請求書の発行者を疑われたら(自作自演疑い)、
請求書番号を発行元である私に参照すればいいだけです。

要は発行元が明確にできればよいのですから。

再発行時の注意点

請求書を再発行する際には領収書とおなじく
「再発行」とわかるように発行してください。

請求書の横に「再発行」と記すか、再発行印を押すだけで大丈夫です。

取引先がなにかしら悪事を働いていた場合、
税務署は問答無用であなたも共犯だという前提で調査してきます。

防衛のためにも何かしらの書類の再発行をお願いされたら、
発行物には再発行と記す癖をつけておくべきです。

事業者にとって鬼より怖いのが税務署ですから。

角印の押印時の注意点

角印は悪用されるおそれがあります。

白地(多くの場合、A4用紙)にそのまま角印を押した場合、
スキャンすれば「角印のデータ」が入手できてしまいます。

スキャナーでとりこみさせすればパソコンでいくらでも
あなたの角印を第三者が利用できるというわけです。

あなたが印章にこだわった印鑑を作成しても
「写し」がとられてしまうのですね。

なので、角印を押す場所は大抵は「文字の上」です。

開業初心者にありがちな「なぜ角印は文字にかぶさるように押すのだろう?」
という疑問の答えです。

通販で商品を購入したとき、納品書も商品に沿えて送られてきます。
もし、手元にあれば確かめてみてください。

屋号・社名が入った角印は必ず住所の上や代表者名などの上に
被さっているでしょう。

ただし、あくまでも悪用を難しくする程度とお考えください。
多少技術がある人であれば角印の背景に文字があったとしても
除去できますから。

便利屋の角印について説明

便利屋(個人事業主)においての角印とは「屋号印」を指します。
名前ではなく、屋号だけが彫ってある印鑑ですね。

ただ、以下のように屋号がわけあって使えない方もいるでしょう。

「まだ屋号は決まっていない」
「まだ開業届を申請していない」
「屋号ではなく個人名で活動している」
このような状況で、角印が必要とった場合には個人名の角印を
つくる方法もあります。

代表者の名前を角印にして「個人名角印」にするのですね。

名前で仕事を請けるフリーランスの方にも使われている角印です。

個人の便利屋でも角印は持つべきか?

持っていて損はありません。

角印は見積書・請求書などにも押せます。

角印の有無で見栄えが大きく異なりますので、
信用度を保つためにも用意していただきたいです。

ですが、あれもこれもと機材・事務用品を揃えていくと
資金が足りなくなるでしょう。
それだと低資金でもできる便利屋のメリットが
削がれてしまいます。

角印はすこし余裕ができてから購入するのが良いでしょう。

それよりも個人的に最優先で確保していただきたいのは
屋号入りの住所印です。見積書・請求書・領収書はもちろん、
それらの書類を送付する際にも便利です。

参考画像

インク付きスタンパーです。

わざわざ住所欄を手書きで書くと時間が無駄です。
スタンプならば一瞬で記入できるため時間短縮になります。

事務作業効率化のためにも住所印はゴム印ではなくスタンプ式を利用してください。

スタンプ台にゴム印をつける工程やスタンプ台を
探す時間・場所も省略できますから。

スタンプ式だとインク量が心配かもしれませんが、
通常頻度(たまに書類を郵送する程度)あれば 3年ほどは持ちます。

インクの詰め替えも簡単です。

おすすめの角印はあかね柘

私がいまでも使用している角印の材質はあかね柘(外国産の柘)です。
千円から数千円程度で購入できます。

印鑑の材質ランクとしては低いらしいですが、それでも十分。

安いとはいっても、耐久度は悪くありません。

高品質のケースも必要なく、使用後は布やティッシュでインク・朱肉をふきとり
布袋に入れて保管しておけば数年持ちます。

どちらかというと、印鑑の材質よりも朱肉の質を求めたほうが良いです。

実体験です。

安いスタンプ台よりも印影がはっきりしてぼやけません。

印鑑は多少ケチっても良いですが、つけるインクはケチると損します。

こだわりがないのであれば「シャチハタ 朱肉 鯱旗印肉 公用 50号」がおすすめ。
※速乾タイプではありませんので注意

内径55ミリのため、角印でも余裕をもって朱肉をつけられます。

【画像】鯱旗印肉(朱肉)・角印の比較

以下は「鯱旗印肉 公用 50号」と天角21mmの角印の比較画像です。

天角21mm角印と公用朱肉

天角21mm角印と公用朱肉

外箱は捨てずに保管用としています。

注意して欲しいのは、シャチハタの公用朱肉のケース(容器)。
かっちりはまるタイプのケース(容器)ではないので、持ち運びには不便です。

私は角印も持ち運びしないため、丸印購入時についてきた
ソフトケースに入れています。とくに不満はないですね。

天角21mm角印と公用朱肉

朱肉といっても初心者向けです。
なので、定期的に練らずとも使えます。

印影に凝る人は印泥にまでいきつきますが、
個人事業主の便利屋であれば普及用の朱肉で十分です。

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初心者向けですので、むずかしい話はありません。
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  • この記事を書いた人
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ジュンイチ

元便利屋。修業ゼロ未経験で起業。ひとりも雇わず月収100万円以上達成。その他スモールビジネスをゼロから複数立ち上げた経験を活かして個人事業主の開業支援・チラシ作成・事例ライターなどをしています。 取材歴:フジテレビ「ノンストップ」・三才ブックス「ラジオライフ 」 。 断りましたが取材依頼の申し込み(企画段階)は真相報道バ〇キシャ!・ A〇emaTV・東京〇Xなどがありました。 著書「便利屋の始めかた: 特技・スキルなしから月収50万円を目指す開業方法

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